Татьяна Бажина

"5 ключевых шагов при найме персонала" - методология профиля должности.

05.01.2019, Просмотров: 84

Методология написания профиля должности для подбора персонала.


1. Введение:

Настоящее руководство предназначено для руководителей и собственников различных компаний.

По моему опыту руководители очень часто делают ряд ошибок при подборе и формировании команды. Не потому что не понимают свой бизнес. А потому что не задумываются, чем конкретно будет заниматься тот или иной человек. И по факту часто получается так, что сотрудник сидит, деньги получает, результат не приносит. А руководитель требует от сотрудника прибыль, не осознавая, что человек не на своем месте. Сотрудник, как правило, ничего не говорит. Просто делает работу в пределах своих возможностей, боясь сказать работодателю, что место ему не подходит. В результате обе стороны расходятся с негативом.

Именно поэтому в этом руководстве мы решили написать, как правильно составить профиль должности нанимаемых сотрудников, чем руководствоваться при наборе персонала, как сформировать команду профессионалов, работающих долго и эффективно. Ведь не секрет, что каждый человек эффективен на своем месте.

ОСНОВНОЕ ПРАВИЛО!!!

Прежде чем вообще нанимать людей, распишите видение Вашей компании на ближайшие года три. Нарисуйте организационную структуру Вашей компании сейчас, через месяц, через три, через полгода и т.д.

Шаг 1.

Продумайте, как и в каких направлениях будет развиваться Ваша компания. На каких рынках? Для каких клиентов Вы будете работать? Кто будет к Вам приходить и приносить Вам основные 80% прибыли? В идеале просчитать бизнес-план в трех вариантах: программа Минимум, программа Оптимум, программа Максимум. Соответственно, с какой скоростью Вам будет необходимо нанимать людей и расширять штат? Поскольку переизбыток штата часто хуже, чем его нехватка. Будет так же здорово, если Вы прорисуете самым простым образом основные бизнес-процессы в компании. Это упростит понимание Вами того, какие люди и куда Вам нужны.

Эту работу в необходимо делать каждые 6 месяцев. Поскольку рынок очень подвижен, и часто мы можем столкнуться с факторами, которые даже не прогнозировали. Но, тем не менее, с ними надо справляться.

Шаг 2.

Согласно Вашей организационной структуры и бизнес-процессов опишите функции каждого требуемого сотрудника максимально детально.

Например: Менеджер на прием и обработку заказов входящего потока клиентов в бизнесе по продаже пластиковых окон.

Основные функции:

1. Прием и обработка входящих заявок с сайта от физических лиц.

2. Прием и обработка заказов пришедших лично клиентов.

3. Отправка сообщения смс замерщику (или отправка сообщения через специализированное ПО)

*Здесь и по тексту ПО — Программный Продукт

4. Информирование заказчика о том, что замерщик с ним свяжется.

5. Контроль выезда замерщика на объекты, составление логистики его передвижений, если заказов много.

6. Планирование времени замерщика и координация замерщика с заказчиками по времени.

7. Расчет заказа в процессе нахождения Замерщика на объекте. Контроль заключения договора замерщиком с Заказчиком на месте.

8. Сбор всех заказов в конце дня (часа, несколько раз в неделю и т.д. в зависимости от количества заказов и Ваших процессов) и отправка этих заказов вместе с результатами замеров, чертежами и всеми необходимыми документами на завод-производитель.

9. Контроль производства заказов.

10. Информирование Заказчиков о готовности заказа.

11. Координация доставки и установки окон у Заказчика. Соответственно назначение и согласование времени со всеми участвующими сторонами.

12. Подготовка и сбор документов по реализации, установке, гарантии и т.д. и их подшивка и хранение. (возможно электронное копирование в электронном архиве на Ваше усмотрение)

13. Занесение всего процесса в специальное ПО (по вашему решению).

Это основные функции на данной должности. У Вас их может быть чуть больше или чуть меньше. Главное ДЕТАЛЬНО понять все действия человека. Возможно, при большой нагрузке заказов из выше перечисленного можно вывести процесс работы с документами на отдельного человека. На ваше усмотрение опять же. Я рекомендую сразу все эти функции оформить в Должностную инструкцию, которая является приложением к Трудовому договору. Так Вам будет проще управлять сотрудником и сотруднику будет проще у Вас работать.

Шаг 3.

Глядя на все выше перечисленное думаем, какими ЗНАНИЯМИ и НАВЫКАМИ должен обладать потенциальный сотрудник. Включая образование. Это немаловажный фактор. Поскольку каждый тип образования формирует у человека определенные не только знания, но и образ мышления.

Я бы в данной ситуации выделила следующие моменты:

1. Желательно чтобы это была женщина. Мужчины редко справляются на данной позиции. Пол играет роль достаточно часто при подборе на ту или иную должность. В первую очередь надо понимать разницу в мужском и женском мышлении.

Женщины, как правило, более склонны к работе с детализированными процессами. Там где необходима внимательность к деталям, мелочам, контролю. Как правило, они более ответственны в исполнении задач подобного рода и обладают большим терпением и гибкостью, в отличие от мужчин.

Мужчины отлично справляются там, где надо показать себя. Требуется более масштабное мышление, цели, задачи, ресурсы, результаты. Мужчине не важно КАК, важно ЧТО. Они больше реализуют себя в переговорах с клиентами лично на рынке BtoB. В производстве, строительстве. Либо в рабочих специальностях, где необходимо делать руками несколько конкретных последовательных операций. Как правило, мужчины моно-задачны и могут последовательно выполнять только одну функцию. Так уж физиология устроена.

Хотя в наше время можно встретить смешения. То есть можно встретить женщину с мужским мышлением и мужчину с женским. Как правило, женщины с мужским мышлением — карьеристки, их волнуют деньги, статус. Они, как правило, не замужем до 30 лет. Иногда вообще могут не иметь детей и не планировать семью. Или говорят: — я сначала деньги заработаю, встану на ноги. Буду самостоятельной. Все остальное потом. Такие женщины, обычно, ярко и достаточно сексуально одеваются, привлекают внимание громким голосом, макияжем, яркой внешностью. Они всегда одеты с иголочки, любят быть лучшими, им важно быть замеченными и оцененными. Часто у них в школе и институте преобладают красные дипломы или просто одна-две четверки, может быть несколько различных образований. Любят деньги в хорошем смысле этого слова. Независимы и самодостаточны. Из них получаются отличные менеджеры активных продаж, руководители среднего и высшего звена. Фрилансеры интеллектуального труда. Профессиональная направленность будет зависеть от образования и опыта работы.

Мужчины с женским типом мышления, как правило, в своей истории имеют разведенных родителей и воспитание мамы. Если они не занимались спортом и не имеют достижений, то менеджером на входящем потоке может работать такой человек. Как правило, такие мужчины любят готовить, очень чистоплотны, имеют склонность к исследованиям, боятся брать на себя ответственность, слегка не уверены. Но могут быть отличными исполнителями и прекрасно подчиняться. НО ЭТО НЕ МЕНЕДЖЕР АКТИВНЫХ ПРОДАЖ. Это специалист сервиса, консультаций. Им необходимо четко поставить задачу и ГЛАВНОЕ вовремя проконтролировать исполнение. И Вы не найдете более ответственного и честного человека. Иногда такие мужчины могут быть педантичнее и занудливее в деталях, чем любая женщина.

Это общие половые склонности.

Так же есть возрастные особенности. Обычно люди после 40 лет редко готовы работать на должности менеджеров. Поскольку это требует изучение новых материалов, продукта и т.д.

Основная масса людей, которые могут работать менеджерами наподобной должности от 20 до 35 лет. Редко до 45 лет. Но и такое бывает.

И так НАВЫКИ И ЗНАНИЯ:

По существующим обязанностям нам необходима женщина (желательно),

1. Обладающая грамотной речью и приятным голосом. Не рекомендую брать людей с дефектами речи, застревающим языком или особенно охрипшим или сорванным голосом. Это может оттолкнуть потенциальных заказчиков. Внешность в данном случае непринципиальна. Но желательно ввести некоторый дресс-код. Потенциальные заказчики все-таки этого сотрудника видят лично. И, как и голос компании, этот человек – Ваше лицо прежде всего.

2. Умение контролировать детали и уделять им внимание.

3. Структурное мышление.

Этот и предыдущий пункт можно определить по виду человека. Как правило, люди с последовательным и структурным мышлением пунктуальны, любят правила и порядок во всем. Им важно ВСЕГДА быть вовремя. Если они опаздывают, то будут долго извиняться. Звонить и предупреждать. У них со временем ВСЕ В ПОРЯДКЕ, Как правило, такая женщина будет очень опрятно одета. Может, даже достаточно просто одета. Но чисто и гармонично. Руки, как правило, ухожены. Макияж есть не большой. В меру. В одежде не более 3-х цветов. У таких людей Вы не найдете очень ярких «побрякушек». Все добротно и со вкусом. Манера общения спокойная, не очень громкая, но уверенная. Может быть не большая жестикуляция.

4. Умение слушать.

Этот навык есть далеко не у всех людей. В данной должности он важен, как нигде, поскольку сотрудник будет работать с физическими лицами. Все люди разные и могут поразному говорить о своих потребностях.

Как определить, что человек умеет Вас слушать и понимать?

Соискатель не будет Вас перебивать. Не будет пытаться Вам что-то доказывать. Не будет на Вас напирать. Будет внимательно слушать, отвечать на вопросы, задавать Вам уточняющие вопросы. Спрашивать о деталях.

5. Умение убеждаться и контролировать.

Это тоже навык, который есть далеко не у всех людей. Он проявляется в умении задавать вопросы и отвечать на вопросы коротко и определенно. Какправило он очень развит у мам на уровне подсознания контроль и опека всего вокруг. Это говорит так-же об ответственности сотрудника.

6. Позитивное мышление.

Я рассматриваю это качество именно как навык. Поскольку правильно и позитивно смотреть на вещи люди, чаще, учатся. Если человек улыбается, легко с Вами общается. Легко говорит о своих неудачах и говорит, что рассматривает неудачи как опыт. Говорит, что сделал выводы, озвучивает их, никого при этом, не обвиняя, с таким человеком стоит работать.

Если соискатель говорит, что в его перескоках с одного места на другое виноваты работодатели, жизнь, обстоятельства, что все они плохие. И при этом про каждого он рассказывает увлекательную историю о том, как его кинули или обидели, будьте уверены, что Вы в очереди в этом списке. Не стоит работать с таким человеком, даже если он потенциальная звезда. Он будет разлагать коллектив, или, что еще хуже, уйдет сам и сметет половину команды

7. Навык терпения и гибкости.

В работе с физическими лицами в данной должности этот навык просто необходим. Люди бывают разные. Агрессивные и придирчивые в том числе встречаются достаточно часто. Чтобы проверить. Обладает сотрудник данным навыком или нет, попробуйте его спровоцировать.

Скажите, например: Ну, я вижу Вы совсем не продажник! Зачем Вы вообще пришли к нам?

Если соискатель начнет Вам с пеной у рта доказывать что он суперзвезда, а Вы ничего не понимаете, попрощайтесь без сожаления. Иначе с Вами будут прощаться Ваши клиенты.

Если сотрудник просто отшутится и легко сведет все в спокойный ответ, такой сотрудник справится на данной должности.

Можно задавать вопросы по поводу семьи, если ее нет. Денег, личной жизни. Любые вопросы, которые могут человека раздражать и относятся к личным. Только не перегибайте палку конечно. Аккуратно и внимательно наблюдайте за реакцией человека, его ответами. Агрессирует соискатель или, не смотря на неудобство, тактично отвечает на вопросы. Человек тотален в стратегиях поведения. Точно так же он будет вести себя в сложной ситуации с клиентами и поставщиками. Если человек вскочил, взорвался и направился к двери. Не держите. Это не Ваш сотрудник.

8. Навык презентации и самопрезентации.

В любых типах продаж и коммуникаций менеджер обязан уметь подать себя, компанию и продукт, который продает. Если у сотрудника есть опыт в продажах, навык может быть натренирован на опыте. Если опыта нет, то внимательно слушайте, как человека говорит о себе, своих достижениях, победах и поражениях, хобби, семье. Попросите его продать Вам что-то. Не важно что.

ЗНАНИЯ (рассматриваем применительно к нашему примеру):

1. Техники телефонных продаж и переговоров.

2. Знание расчетов и чертежей. Возможно, знания специального ПО, с которым Вы работаете при работе с чертежам.

3. Знание документооборота в продажах.

4. Знание азов логистики.

Это основное что можно выделить из областей именно знаний на данной должности. Возможно, в Вашем списке знаний будет больше. Все зависит от того, каков предмет ваших продаж и сервиса.

ВАЖНО:

Знаниям можно научить за неделю-две. Навыки нарабатываются месяцами. Какие-то годами. Есть люди, у которых ряд навыков может не встроиться за всю жизнь.

Поэтому я рекомендую обращать внимание при написании профиля должности и определении того, кто нам нужен, прежде всего, на навыки и личность.

Шаг 4.

Опыт.

Влияние опыт работы на сотрудника бесспорно. Ниже я опишу, на что необходимо особенно обратить внимание при изучении резюме сотрудников.

Если в резюме видно, что соискатель работал в продаже товара, в производстве, в строительстве, например, если применить к нашему примеру должности, то он справится и у Вас. Надо будет конечно поучить. Но опыт смежный. Так же можно на данную должность брать человека из продаж дверей межкомнатных, металлических, ремонту и отделке помещений, продаже натяжных потолков. В этих бизнесах процессы смежные и похожи на тот профиль, который мы разбираем. Сотрудник адоптируется быстрее, и понимать Вас будет легче. Найти сотрудника из точно такой же ниши сложно. Особенно в не больших городах. Поэтому учить придется в любом случае, так или иначе.

Если в резюме Вы видите рекламу, услуги, Банки, СМИ, салоны красоты, крупные заводы, холдинги, маркетинг, юриспруденцию, риэлторов — этот человек не подойдет на данную должность. Вы потратите время.

Подчеркну: сейчас мы все это пишем, опираясь на описанный выше функционал. При описании другой должности обращайте внимание в резюме на смежность процессов. Из услуг в товар перейти возможно. Но тоже не каждому. Из товара в услуги- крайне редко. Особенно если человек работал торговым представителем, продавцом-консультантом, торговым агентом. Если бизнес-процесс работы потенциального сотрудника ни как не совместим с Вашим. Имейте в виду, что обучение и адаптация такого сотрудника займет гораздо больше времени. Хотя и такие переходы возможны.

Шаг 5.

Каких соискателей не надо рассматривать вообще на данную должность:

1. Если соискатель не готов ждать Вас, при Вашем опоздании на интервью. Опоздайте намеренно и посмотрите на реакцию. Понимайте, что на Вашем месте может быть Ваш заказчик.

2. Если при заполнении тестов человек нервничает, делает все второпях и как попало.

3. Если при разговоре соискатель сидит на стуле и общается с Вами так, как будто не он пришел к Вам, а Вы к нему. Если говорит: ну что Вы можете мне предложить? Продайте мне себя, я же такой умный. И в таком духе. Такие люди не управляемы, как правило. И Вы намучаетесь с таким человеком. Их можно брать на продажи услуг или товара, кидая как кутят в пучину клиентов, давая полную свободу. Потом требовать результат. И говорить чаще, что этот человек ни какой, что продавать он не умеет и вообще непонятно зачем пришел. Тогда можно сбить спесь, и такие сотрудники могут блестяще продавать, если гордыня их не будет выше желания показать себя. Это будет способом самоутверждения и доказательства себе и Вам что он достоин права называться ПРОДАЖНИКОМ. Или такой человек просто уйдет сам. В данном случае туда и дорога.

4. Не стоит брать в продажи человека, который не способен грамотно говорить, говорит на языке «Понятий» или имеет хамские наклонности. Такие люди пугают клиентов.

5. Не стоит брать сотрудника, который сидит и связать двух слов не может. Говорит себе под нос, телесно зажат, держит себя за руки, скрещивает почти всегда ноги, усиленно подбирает слова при ответах на вопросы. Это люди процесса. Они в продажах работать не умеют.

6. Не будет работать человек, который до 28-30 лет живет с родителями и не имеет семьи. Это говорит о безответственности соискателя.

7. Не стоит связываться с сотрудником, если в резюме прыжки с места на место каждые 4-6 месяцев или меньше. Я таких людей называю «Пробовальщиками». Они сами не знают, чело хотят от себя и от жизни. Ищут. Если это молодой сотрудник до 22-23 лет, то на 2-3 прыжка можно закрыть глаза. Если человек старше, то это уже диагноз. Он будет пробовать и дальше. Таким людям лучше сначала пройти занятие со специалистом по профориентации.

8. По наблюдениям и многолетнему опыту могу сказать, что иногородние сотрудники, одинокие мамы с детьми, сотрудники снимающие жилье, люди с семьями и двумя и более детьми работают лучше, держаться за свое место, переживают за компанию и личные результаты, чем сотрудники, живущие с родителями до 30 лет без семьи и детей.

И в заключении:

Главное в подборе персонала и формировании команды понимать следующее:

1.Сильный и опытный сотрудник стоит соответственно. На него не надо тратить время на обучение, но надо тратить деньги, чтобы удержать. И далеко не сразу Вы такого найдете.

В сотрудника не столь опытного надо вкладывать время и учить. Набравшись терпения. Хотя часто именно такое терпение может быт вознаграждено. Если Вы правильно увидели склонности и природные данные человека. В пустую и чистую голову иногда проще вложить, чем сначала выбить из нее то, что лишнее.

В обоих случаях будет своя цена.

Время или деньги.

2. Вы можете найти отличных потенциальных сотрудников. Но если у Вас не продумана и не прописана программа адаптации сотрудников, процесс обучения, вхождения в должность. Наставничество, система мотивации и контроля, люди будут приходить и уходить. И Вы не поймете почему. Подчеркну, обучение и тренинги должны проводиться регулярно. Когда сотрудники варятся все время в своем соку без новой информации или повторения старой, они теряют интерес к работе и застаиваются.

3. Важно еще и то, какой Вы руководитель. Недаром говорят: «Подобное притягивает подобное». Нанимая людей надо понимать, что все люди, которые захотят с Вами работать, будут именно теми, с которыми Вы готовы работать на данный момент. И если так вдруг будет складываться, что нужные сотрудники не приходят в компанию, или приходят, но не приживаются, стоит подумать над видением Вами Вашего коллектива, Вашей компании и стратегии.

И именно тут мы возвращаемся в главе №1.

И так по кругу: задача, процесс, результат, анализ, вывод.

Новая задача.

Дополнение:

Выше было изложено основных 5 шагов при написании профиля должности и подбора сотрудника под профиль. Это рекомендации, которые работают. Однако из любых правил есть исключения. Если Вы чувствуете, что сотрудник очень хочет с Вами работать, не бойтесь дать шанс. Если сотрудник не Ваш, он уйдет сам. Но оценит Ваше добро и порекомендует Вас тем, кто будет действительно отлично работать на Вас. Рекомендации в данном виде деятельности – очень ценный ресурс.

И напоследок, маленькая деталь при собеседовании, на которую мало кто из руководителей обращает внимание.

Не ленитесь составить грамотную презентацию Вашей компании, достижения, победы, списки ведущих клиентов, потенциал роста компании и сотрудников в ней. Сотрудник так же покупает Вас, как и Вы его. Для этого есть отличный инструмент из продаж, который называется ХПВ: Характеристики, Преимущества, Выгоды. Опишите все это с позиции, почему сотрудники вообще должны выбирать именно Вас? Вы должны выгодно себя продать иначе люди будут приходить и уходить. Любому сотруднику приятнее работать в компании, за которой есть большие крылья и большие амбиции. Пусть потенциальные, если Вы только начинаете работу. Но они ДОЛЖНЫ быть у Вас в голове и сердце. Тогда Вы наберете себе команду, которая будет верить в Вашу идею и мечту вместе с Вами.

Рекомендуемая литература:

Константин Бакшт «Боевая команда продаж»

Мескон М.Х.: «Основы менеджмента»

Кинан Кейт «Эффективная мотивация»

Варенов А.В., Исаев С.Д. «Мотивация персонала: игра или работа.»

Список тестов при подборе персонала:

Тест Белбина (с ключом),

Тест Майер-Бригса.

Любые тесты с ключами на коммуникацию, типологию личности, роль в команде.

Можно применять тесты из соционики.

При собеседовании важно подобрать тесты, отражающие решение именно Вашей задачи.

Их должно быть 2-3 плюс анкета соискателя. Важно наблюдать, как люди будут их заполнять.

Желательно приложить скрипт телефонного и личного интервью с соискателем для Вашего сотрудника.

Если у Вас остались вопросы, оставьте заявку на нашем сайте, и наш специалист Вам обязательно ответит.

Комментарии 0

Наверх